نکات مهم مدارک لازم جهت فارغ التحصیلی و گواهینامه موقت و نحوه استعلامها
نظر به حساسیت و اهمیت صدور مدارک فارغ التحصیلی همراه باصحت و دقت کامل و در اسرع وقت لازم است فرصت و زمان کافی برای بررسی پرونده های دانشجویان فارغ التحصیل وجود داشته باشد لذا پرونده های دانشجویان در نیمسال آخر تحصیلی دانشجو توسط کارشناسان اداره آموزش و اداره امور فارغ التحصیلان مورد بررسی قرار گرفته ومدارک لازم جهت تکمیل پرونده فراغت از تحصیل در فرم مخصوص و در دونسخه نوشته می شود.
یک نسخه در پرونده تحصیلی دانشجو بایگانی می شود و نسخه دیگرتوسط اداره آموزش واحد در اختیار وی قرار می گیردتا نسبت به تکمیل پرونده خود اقدام نماید. پس از گذراندن دروس ترم آخر، پرونده تحصیلی دانشجویان به شرح ذیل مورد بررسی قرار می گیرد و چک لیست پیوست وضعیت تحصیلی وفراغت از تحصیل آنان تایید می گردد.
۱- اداره امتحانات واحد: صحت نمرات مندرج در کارنامه را بررسی و تایید می کند.
۲- اداره آموزش واحد: مسائل آموزشی و کامل بودن مدارک لازم را برای فراغت از تحصیل بررسی و تایید می کند.
۳- مدیر گروه آموزش یا رئیس اداره آموزش گذراندن کلیه دروس توسط دانشجو را بر اساس سر فصل مصوب رشته مربوطه بررسی و تایید می نماید.
۴- اداره فارغ التحصیلان با توجه به توجه به بررسی های انجام شده و بر اساس تاییدیه موارد قبلی بررسی نهایی را انجام داده و با تعیین میانگین کل و تاریخ فراغت از تحصیل نسبت به صدور گواهینامه موقت اقدام می نماید.
نکات مهم در خصوص صدورمدارک تحصیلی واستعلام های مربوطه:
· در صورتی که فارغ التحصیل شخص دیگری را جهت دریافت مدرک تحصیلی خود معرفی نماید، وی باید با ارائه وکالتنامه محضری ازطرف فارغ التحصیل جهت اخذ مدرک مراجعه نماید.
· گواهینامه موقت تنها برای یکبار صادر شده و صدور مجدد و تمدید اعتبار آن امکانپذیر نخواهد بود.
· در ثبت شماره حسابهای موردنیاز و مبالغ واریزی دقت کافی شود.
· با توجه به اینکه صدور مدرک المثنی (در صورت مفقود شدن، خرابی و یا غیر‌قابل استفاده شدن مدرک) مراحل قانونی طولانی و پیچیده‌ای را می‌بایست طی نماید لذا از فارغ‌التحصیلان محترم تقاضا می‌گردد پس از دریافت هرگونه مدرک تحصیلی اعم از ریزنمرات، گواهینامه موقت و دانشنامه نسبت به حفظ و نگهداری آن دقت لازم را به عمل آورند.
· جهت فارغ‌التحصیلان آقا که از طرف دانشگاه برای آنها معافیت تحصیلی از حوزه نظام وظیفه اخذ گردیده پس از فراغت از تحصیل معرفی نامه حوزه نظام وظیفه صادر می‌گردد و تا اشتغال بخدمت هیچگونه مدرک دیگری دال بر فراغت از تحصیل به آنها داده نمی‌شود.
· در خصوص تحویل مدارک فراغت از تحصیل اعم از تاییدیه، گواهینامه موقت، دانشنامه و ریزنمرات باید فارغ التحصیل شخصاً مراجعه فرماید. ضمناً درخصوص دریافت دانشنامه الزاماً اصل گواهینامه موقت باید به اداره فارغ التحصیلان عودت گردد.
· با توجه به اینکه گواهینامه موقت جایگزین گواهی انشایی (گواهی کتبی مبنی بر فارغ التحصیلی) گردیده لذا به هیچ عنوان صدور گواهی انشائی برای فارغ التحصیلان میسر نبوده و گواهینامه موقت در اسرع وقت صادر می شود.
· گواهینامه موقت برای کلیه فارغ التحصیلان صادر می گردد.
· پاسخ به استعلام های انجام شده مدارک تحصیلی و صدور ریزنمرات با کارنامه تحصیلی جهت ارسال به سازمانهای دولتی و دانشگاه های داخل کشور مستقیماً از طریق دبیرخانه واحد دانشگاهی به مرجع استعلام کننده ارسال می شود و از تحویل پاسخ استعلام به ذینفع خودداری می گردد.
· برای فارغ التحصیلانی که از وام صندوق رفاه دانشجویی استفاده کرده اند و به صندوق مذکور بدهکار هستند در ذیل مندرجات گواهینامه موقت مبلغ بدهی و نحوه بازپرداخت آن قید خواهد شد.
· با توجه به اینکه صدور مدرک المثنی (در صورت مفقود شدن – خرابی و یا غیر قابل استفاده شدن مدرک) مراحل قانونی طولانی و پیچیده ای را می بایست طی نماید لذا از فارغ التحصیلان محترم تقاضا می گردد در حفظ و نگهداری مدارک خود دقت لازم را به عمل آورند.
· بر اساس بخشنامه های اخیر سازمان مرکزی کلیه دانشجویانی که از تاریخ ۳۱/۰۶/۸۶ به بعد کلیه واحدهای درسی خود را برابر سرفصل مصوب رشته تحصیلی به اتمام می رسانند به شرط داشتن میانگین کل حداقل ۱۲ می توانند فارغ اتحصیل گردند و دانشنامه رسمی دریافت نمایند در غیر اینصورت به دانشجویان تنها گواهی دروس دوره اعطاء می شود. لذا دانشجویانی که میانگین کل کمتر از ۱۲ دارند می توانند با استفاده از ماده ۴۷ آئین نامه و در صورت کسب حداقل میانگین کل ۱۲ دانشنامه رسمی دریافت نمایند.
بدیهی است در صورت عدم کسب میانگین ۱۲ استحقاق مدرک مصوب و دانشنامه رسمی را نداشته و فقط گواهی دروس دوره به آنها اعطاء می شود.
مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهینامه موقت:
تحویل گواهینامه موقت به فارغ التحصیلان مشمول نظام وظیفه بر اساس بخشنامه های معاونت وظیفه عمومی ناجا و سازمان مرکزی دانشگاه با ارائه مدرک ذیل:
· همراه داشتن اصل شناسنامه یا کارت ملی.
· دارا بودن کارت پایان خدمت وکپی از دو طرف آن.
· داشتن کارت معافیت دائم
· گواهی صادره از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر استخدام در نیروهای مذکور
· گواهی صادره از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر اشتغال به خدمت دوره ضرورت بدون غیبت اولیه
· گواهی اشتغال به تحصیل در دانشگاه یا خدمت در وزارت بهداری – وزارت آموزش و پرورش – سازمان کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران – آموزشگاه فنون هواپیمایی (موضوع موارد ۶ و ۷ و ۸ و ۹) قانون خدمت وظیفه عمومی
· برگه اعزام به خدمت دوره ضرورت بدون مهر غیبت در مدت اعتبار آن
· جهت اخذ مدرک نهایی فارغ التحصیل (دانشنامه و گواهی نامه مصوب) ارائه گواهینامه موقت الزامی است.
· با توجه به ضوابط و شرایط صدور مدرک مصوب در صورتیکه فارغ التحصیل مشمول دریافت مدرک مصوب باشد عنوان (مصوب) در کنار ارزش تحصیلات گواهینامه موقت قید می گردد.
· جهت فارغ‌التحصیلان آقایان که برای آنها از حوزه نظام وظیفه معافیت تحصیلی اخذ گردیده، پس از فراغت از تحصیل معرفی نامه فرغت از تحصیل برای حوزه نظام وظیفه صادر می‌گردد و تا اشتغال بخدمت هیچگونه مدرک دیگری دال بر فراغت از تحصیل به آنها داده نمی‌شود.
· دانشجویان فارغ التحصیل که در مقطع بالاتر پذیرفته می شوند ومشمول می باشند فقط با ارائه گواهی اشتغال به تحصیل مقطع بالاترهمراه با درج شماره وتاریخ نامه معافیت در آن قادر به تحویل مدرک می باشند.
· تحویل مدارک فارغ التحصیلی (گواهینامه موقت- مدرک نهایی و ریز نمرات) صرفاً به شخص فارغ التحصیل و با ارائه کارت شناسایی معتبر و در موارد خاص با وکالت محضری به شخص دیگر امکانپذیر خواهد بود.